หลักการออกแบบฐานข้อมูล

ขั้นที่ 1 เก็บรวบรวมข้อมูลรายละเอียดทั้งหมดการเก็บรวบรวมข้อมูลและรายละเอียดต่างๆของงาน รวมทั้งความต้องการของผู้ใช้ เช่น

• มีข้อมูลใดบ้างที่เป็นเรื่องเดียวกัน ให้จัดกลุ่มข้อมูลนั้นเป็นเอนทิตี้
• ชนิดของข้อมูลแบบใด (ตัวอักษร ตัวเลข หรืออื่นๆ) มีเงื่อนไขหรือข้อกำหนดอย่างไร เช่นรหัสพนักงานจะต้องเป็นเลข 6 หลัก อายุพนักงานต้องไม่เกิน 55 ปี วุฒิการศึกษาของพนักงานต้องไม่ต่ำกว่าระดับ ปวส.
• มีข้อมูลอะไรบ้างที่จะต้องนำมาค้นหาหรือประมวลผล ผลที่ได้ต้องส่งออกระบบภายนอกหรือไม่
• มีใครบ้างที่เป็นผู้ใช้ฐานข้อมูลนี้ ใช้บ่อยแค่ไหน มีความสำคัญอย่างไร
• ลักษณะของรายงาน ประกอบด้วยรายงานอะไรบ้าง ระยะเวลาในการออกรายงาน
• ข้อมูลอื่นๆที่สามารถรวบรวมได้ โดยพยายามก็บรายละเอียดให้มากที่สุด

ขั้นที่ 2 กำหนดโครงสร้างของ Table

จากกลุ่มข้อมูลหรือเอนทิตี้ที่รวบรวมได้จากเอกสารต่างๆในขั้นที่ 1 เราจะนำมากำหนดแอตทริบิวต์ของข้อมูล เพื่อจะได้ทราบว่าในเอนทิตี้นั้นจะนำข้อมูลอะไรมาใช้บ้าง หลังจากนั้นให้นำแอตทริบิวต์มากำหนดโครงสร้างเบื้องต้นของ Table โดยแปลงแอตทริบิวต์เป็นฟิลด์ พร้อมกำหนดชนิดและขนาดข้อมูลในแต่ละขนาดข้อมูลในแต่ละฟีลด์ รวมทั้งเงื่อนไขหรือกฏเกณฑ์ที่ใช้กำหนดลักษณะของข้อมูล
ขั้นที่ 3 กำหนดคีย์

ขั้นตอนนี้จะพิจารณาว่าฟีดล์ใดบ้างใน Table นั้นที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะใช้เป็นคีย์ ถ้าไม่มีฟีลด์ใดเลยที่เหมาะสม ก็จะต้องกำหนดฟีลด์ใหม่เพื่อใช้เป้นคีย์โดยเฉพาะ
ขั้นที่ 4 การทำ Normalization

ถ้า Table ที่ได้จากขั้นที่ 2 ยังมีความซ้ำซ้อนกันของข้อมูล หรือข้อมูลบางฟีลด์ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับเนื้อหาใน Table นั้นจะต้องนำมาปรับปรุงแก้ให้มีดครงสร้างหรือรูปแบบที่เหมาะสมก่อนนำไปประมวลผล ถ้านำโครงสร้างไปใช้เลยโดยไม่ทำ Normalization ก่อนอาจเกิดปัญหาได้ เช่นปัญหาสิ้นเปลืองเนื้อที่จัดเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกัน ปัญหาความผิดปกติ (Anomaly) ของข้อมูลเมือมีการแก้ไขเพิ่ม หรือลบเรคอร์ด รวมทั้งปัญหาในการกำหนดความสัมพันธ์ในขั้นที่ 5 จะทำได้ยากขั้นที่ 5 กำหนดความสัมพันธ์

นำ Table ทั้งหมดที่ได้หลังจากทำ Normalization มาสร้างความสัมพันธ์โดยใช้คีย์กำหนดในชั้นที่ 3 หรือคีย์ที่เกิดขึ้นใหม่จากการทำ Normalization เป็นตัวเชื่อม ซึ่งอาจเป็นแบบ One - to - One , One -to - Many หรือ Many - to - Many ขึ้นกับลักษณะของข้อมูลการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่าง Table นี้มีความสำคัญมาก ผู้ออกแบบจะต้องมีการวิเคราะห์ให้ได้ว่าข้อมูลใน Table ต่างๆนั้นมีความสัมพันธ์กันในลักษณะใด

คำศัพท์ในระบบฐานข้อมูลมีดังนี้

เอนทิตี(Entity) หมายถึง สิ่งที่ต้องการในฐานข้อมูลที่เป็นที่รวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน มีข้อมูลที่บ่งชี้เอกลักษณ์เฉพาะตัวได้ เช่น เอนทิตีของระบบงานจำหน่ายสินค้าซึ่งประกอบด้วย เอนทิตีที่มีความสัมพันธ์กัน ได้แก่ เอนทิตีสินค้า เอนทิตีลูกค้า เอนทิตีใบสั่งซื้อ

แอททริบิวต์(Attribute) หมายถึง ข้อมูลที่แสดงถึงคุณสมบัติของเอนทิตี เช่น เอนทิตีสินค้า ประกอบด้วยแอททริบิวต์ รหัสสินค้า ชื่อสินค้า ราคาสินค้า และสินค้าคงเหลือ เอนทิตีลูกค้าประกอบด้วยแอททริบิวต์ รหัสลูกค้า ชื่อลูกค้า และที่อยู่ เอนทิตีใบสั่งซื้อประกอบด้วยแอททริบิวต์ รหัสใบสั่งซื้อ รหัสสินค้า รหัสลูกค้า และจำนวน

ความสัมพันธ์(Relationship) หมายถึง ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตีในระบบฐานข้อมูล เช่น เอนทิตีใบสั่งซื้อมีความสัมพันธ์กับเอนทิตีสินค้า และ เอนทิตีลูกค้า ดังรูป

จากรูปแสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตีลูกค้าและเอนทิตีใบสั่งซื้อเป็นความสำพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม(One to Many Relationship) หมายความว่าลูกค้าหนึ่งคนสามารถสั่งซื้อสินค้าได้หลายใบ แอนทิตีสินค้ามีความสัมพันธ์กับเอนทิตีใบสั่งซื้อเป็นความสำพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม(May to Many Relationship) หมายความว่าใบสั่งซื้อหนึ่งใบสามารถมีสินค้าได้หลายชนิด สำหรับสินค้าสามารถอยู่ในใบสั่งซื้อได้หลายใบ และแอททริบิวต์รหัสสินค้ามีความสัมพันธ์กับแอททริบิวต์ชื่อสินค้าเป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง(One to One Relationship) หมายความว่ารหัสสินค้าหนึ่งเป็นชื่อสินค้าได้ชนิดเดียว

เขตข้อมูล(Field) หมายถึง หน่วยข้อมูลที่ประกอบมาจากอักขระตั้งแต่หนึ่งอักขระขึ้นไปมารวมกัน เช่น หมายเลขประจำตัวประชาชน(PopID)ชื่อ(First Name) นามสกุล(Last Name)
ระเบียน(Record) หมายถึง หน่วยข้อมูลที่ประกอบด้วย เขตข้อมูล(Field) ตั้งแต่ 1 เขตข้อมูล(Field)ขึ้นไปมารวมกันและมีความสัมพันธ์กัน เช่น ระเบียน(Record) ของตาราง(Table) ครู(Teacher) 1 ระเบียนจะเป็นข้อมูลของคนหนึ่งคนประกอบด้วย เขตข้อมูล(Field) ได้แก่ หมายเลขประจำตัวประชาชน(PopID) ชื่อ(First Name) นามสกุล(Last Name) เป็นต้น
ตาราง(Table) หมายถึง หน่วยข้อมูลที่ประกอบด้วยระเบียน(Record) ตั้งแต่ 1ระเบียน(Record) ขึ้นไปมารวมกันและมีความสัมพันธ์กัน

ก่อนการออกแบบฐานข้อมูล ควรจัดแบ่งข้อมูลเป็นระบบอย่างเหมาะสม ไม่ซ้ำซ้อน โดยการดำเนินการดังนี้
1. กำหนดว่าจะต้องมีข้อมูลอะไรบ้างที่เกี่ยวกับ ตาราง(Table)นั้น เช่น ตาราง(Table) ลูกค้า(Costumers) จะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับ ชื่อ สกุล วันเดือนปีเกิด ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ส่วน ตาราง(Table)ใบสั่งซื้อ(Orders)จะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับรหัสสินค้า จำนวน ส่วนลดเป็นต้น
2. ลดความซ้ำซ้อนของฐานข้อมูลโดยกำหนด เขตข้อมูล(Field) ต่างๆ อย่างถูกต้องเหมาะสม
3. กำหนความสัมพันธ์ระหว่าง ตาราง(Table)โดยกำหนด คีย์หลัก(Primary Key :PK) และ คีย์นอก(Foreign Key :FK) ขึ้นในตาราง(Table)ทีเกี่ยวข้อง

คีย์หลัก(Primary Key :PK) หมายถึง Field ที่มีข้อมูลไม่ซ้ำกัน เช่น เขตข้อมูล(Field)รหัสลูกค้า ซึ่งจะต้องไม่มีลูกค้าคนใดใช้รหัสซ้ำกัน โดยในหนึ่ง ตาราง(Table)ควรมี คีย์หลัก(Primary Key :PK) เพียง 1คีย์ และใน คีย์หลัก(Primary Key :PK) จะต้องไม่เป็นค่าว่างNull

คีย์คู่แข่ง(Candidate Key)หมายถึงเขตข้อมูล(Field)หนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลมีคุณสมบัติเป็น คีย์หลัก PK(ไม่ซ้ำ)และไม่ได้ใช้เป็นคีย์หลัก เช่น รหัสสินค้าเป็น คีย์หลัก ส่วนชื่อสินค้าก็ไม่ซ้ำเช่นกันแต่ไม่ได้เป็นคีย์หลักจึงเป็นคีย์คู่แข่ง

คีย์นอก(Foreign Key :FK) หมายถึง เขตข้อมูล(Field)หรือส่วนประกอบของตาราง(Table)หนึ่งซึ่งมีความสัมพันธ์กับ เขตข้อมูล(Field) ใน ตาราง(Table)อื่น ที่เป็น คีย์หลัก(Primary Key :PK) โดยสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้

4. กำหนดประเภทหรือชนิดข้อมูลของข้อมูลให้เหมาะสมกับแต่ละ เขตข้อมูล(Field) เช่น
เขตข้อมูล(Field) ชื่อลูกค้า ควรเป็นชนิดข้อมูล อักษร(Text)
เขตข้อมูล(Field)วันสั่งสินค้า ควรเป็นชนิดข้อมูล วันเวลา(Date/Time) หรือ
เขตข้อมูล(Field) เงินเดือน ควรเป็นชนิดข้อมูล ตัวเลขทางการเงิน(Currency)

ตัวอย่างแบบฐานข้อมูล

การใช้ฐานข้อมูล PEP

(Professional Engineering Publishing)

จะสืบค้นข้อมูลจาก PEP ได้อย่างไร ?

URL :

http://www.pepublishing.com

http://www.lib.kmutt.ac.th/online.html

http://www.kmutt.ac.th

ผู้ใช้สามารถเลือกสืบค้นจากช่องทางการสืบค้น ซึ่งประกอบด้วย

-  Book Shop             -  Journals              -  Magazines

วิธีการสืบค้นข้อมูล

•  จะยกตัวอย่างการสืบค้นจาก Magazines

วิธีการสืบค้นข้อมูลจากนิตยสารนั้น ผู้ใช้สามารถอ่านข้อมูลฉบับเต็มได้เพียง 2 รายการเท่านั้น ได้แก่  Water21  และ Engineering Opportunities ในที่นี้จะยกตัวอย่างการสืบค้นเพียงฉบับเดียวเท่านั้น ได้แก่ Engineering Opportunities โดยทำการคลิกที่ชื่อนิตยสารนั้น

จะปรากฏหน้า Homepage ของนิตยสาร ให้ทำการคลิกที่รูปปกนิตยสาร หรือ                  The magazine

ข้อมูลที่ได้จะเป็นบทความของนิตยสารฉบับปัจจุบันเท่านั้น โดยลักษณะของบทความนั้นจะแสดงในรูปของ Home page โดยทำการคลิกที่ Next page ต่อไปเรื่อยๆ หรือจะอ่านในรูปของ PDF โดยการคลิกที่ Download จะปรากฏรายการดังต่อไปนี้

 

 

รายการที่ได้นั้นจะแบ่งออกเป็น 10 บท ด้วยกัน ผู้ใช้สามารถเลือกบทความที่สนใจแล้วจึงทำการคลิกที่ Download PDF

ลักษณะของข้อมูลจะแสดงในรูปของ PDF โดยในบทที่ 1 จะมีทั้งหมด 3 หน้า

ตัวอย่างการแสดงผลของบทความ

การแสดงผลแบบ Full Text

 ตัวอย่างการแสดงผลของบทความ

 

การแสดงผลแบบ PDF File

อ้างอิง
http://www.diarysguru.com/knowledge/%E0%B8%82%E0%B8%B1%E0%B9%89%E0%B8%99%E0%B8%95%E0%B8%AD%E0%B8%99%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%81%E0%B9%81%E0%B8%9A%E0%B8%9A%E0%B8%90%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B8%82%E0%B9%89%E0%B8%AD%E0%B8%A1%E0%B8%B9%E0%B8%A5.html
http://itd.htc.ac.th/st_it50/it5012/P_1/DB/B5.htm
http://office.microsoft.com/th-th/access-help/HA001224247.aspx